Синхронизация 1С УНФ и Бухгалтерия

Каждой организации необходимо сдавать отчетность в налоговую и другие контролирующие органы. В зависимости от вида организации можно выбрать разные варианты ведения регламентированного учета и сдачи отчетности. В статье рассмотрено, кто может обойтись только 1С:УНФ для ведения регламентированного учета, в каких ситуациях необходима программа 1С:Бухгалтерия, как настроить синхронизацию между двумя программами и варианты совместного использования УНФ и Бухгалтерии предприятия.

Релиз 1С:УНФ 3.0.8.109

Релиз 1С:Бухгалтерия 3.0.156.21

Учет и отчетность в 1С:Управление нашей фирмой

В программе сдавать отчетность может только ИП на упрощенной системе налогообложения «доходы»/«доходы – расходы» или на патентной системе. Доступны отчеты:

• декларация УСН,

• книга доходов и расходов,

• книга доходов по патенту,

• декларацию об объеме розничной продажи пива и пивных напитков № 8.

Если ИП на УСН заплатил НДС, есть возможность сдать декларацию по НДС.

Есть отчетность для ИП с сотрудниками:

• справки 2-НДФЛ по сотрудникам,

• 6-НДФЛ,

• сведения о среднесписочной численности работников,

• 4-ФСС,

• расчеты по страховым взносам (РСВ),

• СЗВ-М (сведения о застрахованных лицах),

• СЗВ-Стаж.

Настройка отчетности

Включить регламентированный учет можно через подсистему «Настройки» - «Еще больше возможностей» - вкладка «Налоги».

Всем ИП, кто собирается сдавать отчетность из УНФ, нужно включить «Регламентированная отчетность (только для ИП)». Если нужна еще отчетность по работникам, то включить «Регламентированный учет зарплаты и кадров».

Настройка регламентированного учета

При заведении новой организации установить реквизит «Вид организации» - «Индивидуальный предприниматель, вид налогообложения – УСН или Патент и установить переключатель «Сдача отчетности» в положение «Сдавать».

Включение отчетности для ИП

Теперь можно вносить первичные документы – приходные накладные, расходные накладные, оплаты от клиентов - на их основании будет автоматически строиться книга учета доходов и расходов УСН и декларация по УСН или книга учета доходов на патенте. В книги можно вносить ручные записи при необходимости.

Все отчеты находятся в разделе «Налоги». Удобно отправлять их прямо из программы в контролирующие органы через сервис 1С:Отчетность. Всё заполняется автоматически.

На рисунке запись КУДИР появилась автоматически в результате отражения хозяйственных операций - был закуплен товар (документ «Приходная накладная»), часть его продана (документ «расходная накладная») и оплачена покупателем (документ «Поступление на счет»), в результате сформировался доход от продажи и запись в КУДИР.

Запись КУДИР ИП УСН «Доходы-расходы»

«Регламентированный учет зарплаты и кадров» делает доступными документы регламентированного учета зарплаты, предназначенных для сдачи отчетности индивидуальными предпринимателями с работниками. Их можно найти в разделе «Персонал» или «Налоги» - «Зарплата и кадры (регламентированные)».

Зарплата и кадры (регламентированные)

Документы регламентированного учета зарплаты отражаются независимо от документов управленческого учета. На их основании сдается отчетность по зарплате и персоналу - РСВ, 6-НДФЛ и т.д.

Варианты совместного использования 1С:УНФ и 1С:Бухгалтерия

Юридическим лицам и ИП на общей системе для сдачи отчетности отлично подойдет программа 1С:Бухгалтерия предприятия (в статье далее используется сокращение БП). В ней можно вести любой вид организации с любым видом налогообложения. Доступна вся отчетность, формы своевременно обновляются и через сервис 1С:Отчетность доступна отправка отчетов напрямую из программы в контролирующие органы.

Между УНФ и Бухгалтерией настраивается синхронизация, чтобы в бухгалтерии были все первичные документы, по которым будет сформирована отчётность.

Самый лучший вариант совместного использования – это ввод всех справочников и документов в управлении нашей фирмой, а в бухгалтерии только начисление зарплаты и сдача отчетности. Это позволит избежать ошибок и дублирования данных. В данном случае будет настраиваться односторонний обмен, когда все документы перегружаются только из УНФ в бухгалтерию.

Но может быть ситуация, что банк и кассу ведет бухгалтер, он же сдает отчетность, тогда можно все кассовые и банковские документы вводить в бухгалтерии, а остальное в УНФ, тогда будет двусторонний обмен, когда обе программы обмениваются данными.

Настройка синхронизации между 1С:УНФ и 1С:Бухгалтерия

Сначала необходимо сделать копию баз, если в них уже есть данные.

1. В 1С:Управление нашей фирмой:

   1. Раздел «Настройки» - «Синхронизация». Установить флаг «Синхронизация данных» и перейти в «Настройки синхронизации данных».

Включить синхронизацию

1. Нажать «Создать», выбрать программу, с которой будет происходить обмен - 1С:Бухгалтерия предприятия, ред. 3.0.

Выбор программы для синхронизации

1. В новом окне запустить первый этап «Настроить параметры подключения».

Настроить параметры подключения

1. Выбрать способ подключения из предложенных:

• Подключение к другой программе на этом компьютере или по локальной сети.
  Можно использовать если обе базы находятся на одном компьютере или в одной локальной сети.

• Подключение к другой программе через интернет.
  Подходит для баз в облаке, например через сервис Fresh, ГРМ, Линк или опубликованных на собственном веб-сервере. При настройке обмена нужно указать ссылку к базе и логин/пароль пользователя.

• Синхронизация данных через файл, без подключения к другой программе. Универсальный вид подключения. Подходит для любых баз – как в одной сети, так и в разных. Обмен происходит через файл, т.е. из одной базы данные выгружаются в специальный файл, а вторая загружает данные из этого же файла. Для примера выбран этот вариант.

Синхронизация через файл

1. На следующем шаге выбрать каталог, в который будет выгружаться файл с данными. Это может быть каталог на компьютере или в локальной сети, каталог на FTP-сервере. Можно выбрать обмен через электронную почту. В примере задан каталог на компьютере.

Выбор каталога для обмена

1. На последнем шаге задаются префиксы баз для того, чтобы разделять документы, созданные в разных базах. К номеру документа будет добавлен префикс. В нижней строке задать имя файла настроек подключения - можно оставить то, что предложено программой или поменять, файл будет использован для загрузки в БП.

Параметры синхронизации

1. Далее программа создает файл с настройками обмена для второй базы и, после успешного завершения, текущее окно можно закрыть и перейти в базу бухгалтерии.

1. В 1С:Бухгалтерия предприятия:

   1. Раздел «Настройка» - «Еще» – «Другие настройки»- «Настройки синхронизации данных».

Настройки синхронизации

1. Включить синхронизацию и перейти к ее настройке.

Включить синхронизацию в БП

1. Нажать «Создать» – выбрать в списке программу 1С:Управление нашей фирмой 3.0 и в открывшемся окне нажать «Настроить параметры подключения» .

1. В параметрах выбрать такой же способ подключения – «Синхронизация данных через файл, без подключения к другой программе», поставить флаг «Загрузить параметры подключения» и выбрать файл, который был автоматически создан в базе УНФ, он находится в каталоге обмена с именем, которое было указано на последнем шаге настройки синхронизации в УНФ.

Синхронизация с параметрами

1. Выбрать каталог обмена - тот же, что был выбран в УНФ.

Каталог обмена БП

1. На последнем шаге ничего не заполняется, проверить префиксы и нажать Далее. Программа создает настройки для другой базы и, после успешного завершения, нажать Завершить.

1. Перейти к следующему этапу, нажав «Настройки правил отправки и получения данных». Для справочников и документов выбрать «Не отправлять», т.к. в примере односторонний обмен, т.е. все данные будут выгружаться из УНФ в БП, обратно ничего не выгружается.

Правила отправки в БП

На вкладке «Правила получения данных» можно указать дополнительные параметры – номенклатурную группу, статью прочих доходов и расходов при оприходовании товаров и склад. Эти данные будут подставляться в документы при загрузке. Нажать «Записать и закрыть».

Правила получения данных БП

1. Перейти к последнему этапу – первоначальная выгрузка данных из бухгалтерии. После успешного завершения вернуться в программу УНФ.

1. В 1С:Управление нашей фирмой:

1. Нажать на этап «Настройка правил получения и отправки данных». Установить дату, с какого числа выгружать документы и выбрать выгружаемые организации или оставить выгрузку всех. В примере выгружается только одна организация. В разделе «Прочее» есть несколько полезных настроек, проставить флажки на нужных. Записать и закрыть.

Правила синхронизации данных УНФ

1. Перейти к этапу «Выполнить сопоставление и загрузку данных». Так как из бухгалтерии ничего не отправляется в УНФ, то просто дождаться успешного завершения и перейти к этапу «Выполнить начальную выгрузку данных» и так же ждать успешного завершения.

Начальная выгрузка данных из УНФ

1. В 1С:Бухгалтерия предприятия:

   1. Раздел «Настройки»– «Синхронизация» – «Настройки синхронизации» – «Синхронизировать». Программа начнет сопоставление данных. Появится форма, где можно просмотреть не сопоставленные данные, сопоставить их и нажать далее.

Сопоставление данных в БП

1. Программа загружает данные и успешно завершает синхронизацию.

Данные успешно загружены

Проводить обмен можно в ручном режиме – запускать синхронизацию в базу УНФ, затем в базе бухгалтерии или установить расписание и программа сама будет запускать обмен в установленное время. Расписание задается в настройках синхронизации по кнопке «Изменить настройки».

Изменить настройки

Перейти на вкладку «Сценарии синхронизации» - нажать «Добавить»- Задать удобное расписание (в примере выставлен запуск обмена каждый день в 8 часов утра)

Расписание

Аналогично задать в бухгалтерии, но время запуска обмена можно указать немного позже, чтобы сначала данные выгрузились из УНФ и потом запустился обмен в бухгалтерии с загрузкой данных.

Программа Управление нашей фирмой не только очень удобна для операционной деятельности и управленческого учета, но и позволяет в некоторых случаях сдавать регламентированную отчетность. В остальных ситуациях можно легко настроить обмен с программой бухгалтерии и сдавать отчетность из нее.