В программе 1С:УНФ реализовано ведение складского учета как в самом простом варианте – приход и расход, так и в более сложном - хранение товара в ячейках, ордерные склады. Некоторые функции учета на складах доступны сразу, некоторые нужно дополнительно настраивать. В статье будет дано подробное описание всех возможностей программы по ведению складского учета и контроля остатков на складах.
Статья подготовлена на релизе 1С:УНФ 3.0.11.161.
Настройка складского учета в 1С:УНФ.
Изначально в базе доступна работа с одним складом и на формах документов нет соответствующего реквизита. При этом уже без дополнительных настроек доступна полноценная работа с товарами – поступление товара, реализация, списание, оприходование. Так же можно провести инвентаризацию.
При необходимости можно расширить возможности программы, включая опции в разделе «Настройки» - «Еще больше возможностей» - «Склад».
Настройки склада
Несколько складов – С включенной опцией можно создавать несколько складов в разделе «Компания» - «Склады и магазины» и указывать их в документах. На формах появится реквизит «Склад», отчеты по остаткам можно формировать в разрезе складов.
Разрешить склады в табличной части – в некоторых документах включается возможность указывать склад в табличной части «Товары». Положение реквизита задается в документе по кнопке «Еще» - «Шапка/табличная часть».
Положение склада в документе
Заданное положение можно распространить сразу на группу документов:
Документы отгрузки – заказ покупателя, расходная накладная, заказ-наряд, чек ККМ, передача товаров между организациями.
Документы поступления – дополнительные расходы, заказ поставщику, приходная накладная.
Если включить положение в табличной части из документа «Расходная накладная» и нажать «Запомнить выбор», то оно будет таким и во всех перечисленных документах отгрузки, если нажать «Применить», то настройка сохранится только в текущем документе.
В остальных документах склад находится в шапке.
Ячеистые склады - опция позволяет указывать конкретную ячейку на складе для хранения товаров. Это позволяет очень быстро находить товары и собирать заказы. Список ячеек задается для каждого склада.
Ордерные склады - включение опции позволяет разделить финансовый и складской учет. Для работы с остатками используются приходный ордер и расходный ордер, а также документ перемещения запасов, например для распределения по ячейкам.
Для работы с остатками в управленческом учете используются приходная и расходная накладная.
Необходимость в ордерных складах может возникнуть, если, например, УПД формирует и отдает клиенту менеджер в офисе, а отгружает товар отдельно кладовщик.
Резервирование запасов – позволяет резервировать остатки товаров под заказ, размещать заказы покупателей в заказах поставщикам или в заказах на производство и учитывать прямые затраты в производстве по заказам покупателя.
Сборка заказов на перемещение – позволяет отслеживать процесс сборки заказов на перемещение. В заказе появится соответствующий режим, где можно отмечать какой товар уже собран.
При написании статьи были включены все опции, чтобы рассмотреть полный функционал складского учета.
Хозяйственные операции
Приходная/расходная накладная – документы, при проведении которых товар поступает и уходит со склада, т.е. в программе меняются остатки в плюс или минус. Если включен ордерный склад, то остатки этими документами меняются только в финансовом учете.
Перемещение запасов – используется, когда нужно переместить товары с одного склада на другой.
Комплектация - документ, в котором можно одну номенклатуру разобрать на несколько позиций или наоборот, из нескольких собрать одну. Себестоимость комплекта будет считаться по стоимости исходных позиций.
Складские акты (раздел «Склад» - «Складские акты»):
Оприходование запасов – документ, в котором приходуются выявленные излишки товаров. В документе нужно указать склад, ячейку, список товаров с количеством и ценой, по которой будет рассчитана себестоимость в дальнейшем. В шапке документа указывается статья дохода для финансового учета.
Списание запасов – документ, при проведении которого товар и материалы списываются с остатков. Например, по причине порчи или выявленной недостачи после инвентаризации. В документе нужно указать корреспонденцию – статью расходов, на которую нужно отнести затраты в финансовом учете.
Пересортица запасов – документ удобен, когда нужно одновременно списать и оприходовать два схожих товара. Например, продали по документам стул с белыми ножками, а по факту отдали с черными, клиент товар оставил себе. В таком случае в документе пересортица списывается стул с черными ножками и приходуется стул с белыми ножками, чтобы выровнять остатки в программе и фактические остатки. На вкладке «Главное» указывается статья дохода и расхода.
Инвентаризация запасов. Документ для выявления расхождений между остатками в программе и фактическими остатками.
Товары в документ можно добавлять через подбор вручную или по кнопке «Заполнить».
Заполнить автоматически можно по условиям, настроенным в шапке документа – например только определенными позициями или товарами из указанной категории.
Условия заполнения инвентаризации
Необходимо обратить внимание, на какое время будет заполнен документ – на время (по умолчанию встанет текущее время), утро (на 0:00:00 выбранной даты) или вечер (23:59:59). От этого зависит какие документы прихода/расхода будут учтены при заполнении учетных остатков. Например, если поставить «На утро», то не будут учтены документы текущего дня.
Время заполнения инвентаризации
Список заполнится товарами по условиям и их остатками, при этом фактические остатки по умолчанию будут равны учетным. Нужно заполнить фактические остатки, и программа посчитает отклонение.
На основании документа можно создавать складские акты, которые будут автоматически заполнены позициями, где есть отклонения. На скриншоте была выявлена недостача, поэтому необходимо создать списание.
Складские акты на основании инвентаризации
По кнопке «Изменить» можно выполнить предлагаемые действия сразу во всех отмеченных флажками строках.
Изменить данные инвентаризации
Ячеистый склад 1С:УНФ.
Ячеистый или адресный склад – это склад с детальными местами хранения – ячейками. Ячейкой может полка, часть полки, коробка или стеллаж и т.д.
Для работы с местами хранения нужно включить опцию «Ячеистый склад» в разделе «Настройки» - «Ещё больше возможностей».
В элементе справочника «Склады» появляется переход к списку «Ячейки склада», где создаются места хранения и формируется структура. В программе ячейки заводятся в любом количестве с любым уровнем вложенности, так чтобы легко было искать товар по их названиям и иерархии. Например, создаются ряды, внутри них полки и внутри полки конкретная часть полки.
Создание ячеистой структуры
Если товар постоянно хранится в одной и той же ячейке, то для номенклатуры можно задать место хранения по умолчанию, чтобы в дальнейшем в документах оно подставлялось автоматически. В карточке номенклатуры раздел «Хранение» - «Ячейка».
Место хранения номенклатуры
При поступлении товара можно указать ячейку для всех товаров из документа.
Выбор ячейки в приходной накладной
Если же товары должны поступать в разные места хранения, то необходимо переключить указание склада на табличную часть и указывать ячейки в каждой строке. Если за товаром закреплена ячейка в карточке, она подставится автоматически при выборе позиции.
Ячейка в таблице товаров в приходной накладной
Принять товар можно без указания ячейки или в одну общую и потом распределить документом «Перемещение по ячейкам» в разделе «Склад». Перемещать можно из одной ячейки в разные или из нескольких в одну.
Перемещение по ячейкам
Для перемещения между складами используется документ «Перемещение запасов». Товар можно перемещать из одной ячейки склада-отправителя в несколько ячеек склада-получателя и наоборот из нескольких в одну. Так же для каждого товара можно указать свою ячейку отправитель и свою ячейку – получатель. Для этого нужно правильно настроить положение реквизита «Ячейка» в документе «Перемещение». На скриншоте настроено указание ячеек для каждой позиции.
Перемещение запасов между адресными складами
Отгрузка запасов, списание, оприходование аналогично может происходить из одной ячейки, если все запасы лежат в ней или из нескольких – это определяется положением указания склада – в шапке/табличной части. В расходной накладной по кнопке «Остатки» в табличной части будет отображаться, в сколько товара в выбранной ячейке.
Остаток в ячейке в расходной накладной
Для упрощения сборки заказа в расходной накладной есть печатная форма «Бланк товарного наполнения», в которой видно, в каких ячейках находится проданный товар.
Бланк товарного наполнения
В РМК так же есть возможность указывать, из какой ячейки отгружать. Для этого при настройке рабочего места кассира включить флаг «Использовать учет по ячейкам».
Ячеистые склады в РМК
В РМК появится кнопка «Укажите ячейку».
Выбор ячейки в РМК
Инвентаризация на адресном складе возможна документом «Инвентаризация» в разделе «Склад». В шапке документа выбирается склад и ячейка. По кнопке заполнить можно выбрать – заполнить по остаткам из выбранной ячейки или заполнить с произвольным отбором, где можно задать свои условия заполнения документа.
Инвентаризация на ячеистом складе
Посмотреть в каких ячейках находится товар можно через список номенклатуры – нажать на лупу.
Ячейка из списка номенклатуры
Второй вариант – открыть позицию номенклатуры, перейти в отчеты и открыть отчет «Остатки по ячейкам».
Остатки по ячейкам
Так же можно настроить отчет «Движение товаров по складам», чтобы в нем отображались ячейки. Для этого перейти в «Настройки» - «Расширенные» - «Структура». Щелкнуть правой кнопкой по группировке «Номенклатура» - «Добавить группировку» - выбрать в списке «Ячейка».
Настройка отчета для отображения движения по ячейкам
После формирования в отчете появится еще одна группировка по ячейкам и движение товаров в разрезе ячеек.
Движение товаров по складам по ячейкам
Ордерный склад в 1С:УНФ.
Ордерные склады включаются при необходимости разделить складской и управленческий учет. Это удобно, когда выписка расходных накладных и фактическая отгрузка разделена по времени, когда склад находится отдельно от офиса или есть кладовщик, ответственный за остатки.
Далее рассмотрен пример, когда менеджер получает накладную от поставщика и вносит ее в программу, затем товар принимает кладовщик.
При продаже также первично менеджер выписывает накладную, покупатель оплачивает ее и идет получать товар.
Изменение остатков на ордерном складе происходит двумя разными документами – в управленческом учете основные документы - приходная/расходная накладная и чек ККМ, а в складском учете – приходный/расходный ордер.
Для работы по ордерной схеме учета необходимо включить опцию «Ордерный склад».
Дальше в нужных складах включить флаг «Использовать ордерный учет» и отметить в каких хозяйственных операциях его применять. Реквизит «Учет остатков по документам» определяет, какие документы являются первичными - накладные или ордера. При этом во вторичном документе будет обязательным указание первичного. Для примера выставлена настройка «По накладным».
Настройка справочника склад
Можно вводить документы. Поставщик прислал накладную, создается документ приходная накладная.
Приходная накладная на ордерный склад
В отчетах Запасов по товару появился приход остаток, т.к. это отчет управленческого учета.
Остатки на складе после ввода приходной накладной
Но при этом в отчете «Движение товаров по складам» после приходной накладной ничего нет, т.е. остатки отражаются только в управленческом учете, а в складском их еще нет.
Движение товаров по складам после приходной накладной
Когда товар фактически поступил на склад, нужно зарегистрировать приемку документом «Приходный ордер». Его можно создать на основании приходной накладной или отдельно из раздела «Склад»- «Складские ордера» с обязательным указанием приходной накладной в соответствующем реквизите.
Приходный ордер
После проведения ордера, остатки товаров изменились в складском учете и это можно увидеть отчетом «Движение товаров по складам».
Движение товаров по складам
При продаже аналогично сначала выписывается «Расходная накладная» и в отчетах остатков эти товары отражаются как расход. После фактической отгрузки, создается расходный ордер и товар списывается в складском учете.
Чтобы сверить какие товары отгрузили фактически, а какие нет, можно воспользоваться отчетом «Расхождения по ордерным складам» в разделе «Склады»-«Отчеты».
Для примера в предыдущем приходном ордере приняли не все 20 штук, а только 18, тогда в отчете будет отражено, что ожидается оформление приходного ордера на 2 штуки по приходной накладной.
Расхождения по ордерным складам
Если же в складе стоит настройка «По складским ордерам», то сначала товар фактически принимается на складе и формируется «Приходный ордер», затем уже вносится «Приходная накладная» с обязательным указанием ордера и товар поступает на остатки в управленческом учете и может быть продан.
Отчеты по складам в 1С:УНФ
В программе предлагается множество отчетов для анализа движения товаров и остатков. Посмотреть их можно в разделе «Склад» - «Отчеты».
Два основных отчета, в которых отражена информация по остаткам и оборотам номенклатуры:
Движение товаров – показывает остатки на начало и конец периода и приход/расход товаров в разрезе складов. Обороты формируются детально до хозяйственной операции – продажа покупателю, списание запасов и т.д.
Движение товаров
Остатки товаров – покажет, сколько товаров на остатке и сколько зарезервировано.
Остатки товаров
В программе 1С:УНФ реализован гибкий и масштабируемый складской учет, который подходит как для простых операций (приход, расход), так и для автоматизации более сложных процессов.
Таким образом, 1С:УНФ обеспечивает полный цикл складского учета, адаптируемый под разные бизнес-процессы, от простого учета до комплексного управления складом с детализацией по ячейкам и раздельным ведением управленческого и складского учета.
