Сделать предварительный расчет стоимости покупки, зарезервировать товары для конкретного покупателя, составить несколько вариантов коммерческого предложения – все это и многое другое можно сделать в программе 1С:УНФ документом «Заказ покупателя».
В статье рассмотрено, для чего и как можно использовать заказ покупателя, какие функции он выполняет в процессе продаж.
Релиз УНФ 3.0.10.210.
Создание заказа покупателя в 1С:УНФ
Документ в базовом виде доступен сразу без предварительных настроек в разделе «Продажи» - «Заказы покупателей». Новый документ создается по кнопке «Создать».
Создание заказа покупателя
На форме нужно заполнить реквизиты и нажать «Провести» для сохранения и дальнейшей работы по заказу. Для статьи, чтобы описать все обязательные реквизиты, включены следующие опции в разделе «Настройки» - «Еще больше возможностей»:
-
Несколько организаций
-
Несколько складов
-
Резервирование запасов
Основные реквизиты
Организация – собственная фирма, от имени которой оформляется будет совершена продажа клиенту. Реквизит доступен, если включен учет по нескольким организациям.
Покупатель – юридическое или физическое лицо, для которого планируется отгрузка.
Договор – договор, в рамках которого будет совершенна отгрузка. Если в реальности договора нет, то все равно в программе указывается фиктивный договор, он создается автоматически для каждого контрагента.
Склад – выбирается склад, с которого предполагается списывать товары. Реквизит доступен, если включена соответствующая опция.
Дата отгрузки – предполагаемая даты отгрузки. Можно в договоре настроить автоматическое заполнение этого реквизита или указать вручную. По дате проверяется, просрочена или нет отгрузка.
В таблице «Товары, услуги» добавить строки с отгружаемыми товарами – выбрать номенклатуру, указать количество, количество в резерв (при включенной опции резервирования запасов), цену.
Заполнение заказа покупателя
Добавлять товары можно также путем сканирования штрихкодов с упаковки и групповой загрузкой из внешних источников – файлов определенных форматов или путем копирования строк из таблиц excel.
Загрузка товаров из внешних источников
Дополнительные реквизиты
Гиперссылка «Банковский счет, подписи и другие реквизиты» - группа реквизитов для печатных форм – счет на оплату, договор с клиентом, коммерческое предложение и т.д. Некоторые реквизиты можно сохранить, и они будут заполняться автоматически в последующих заказах данного пользователя.
Реквизиты для печатных форм
Гиперссылка «Цены и валюта»– группа реквизитов, связанных с ценами, валютами, НДС. Большая их часть заполняется автоматически из настроек программы, договора с клиентом и т.д, но можно менять вручную в данном блоке.
Цены и валюта
Так же возможно применения большого количества скидок - ручных и автоматических по условиям и промокодам.
Вид и состояние заказа в 1С:УНФ
Реквизит «Состояние» отражает этап обработки заказа. Список состояний определяется видом заказа. По умолчанию уже задан предопределенный вид «Основной», включающий 5 состояний, их можно переименовать, удалить, задать свой цвет.
Можно создавать свои виды с нужным списком состояний. Для этого нужно включить опцию «Виды заказов покупателей» в разделе «Настройки»-«Еще больше возможностей»- «Продажи».
Включение видов заказов покупателей
После включения опции, в заказе появляется новый реквизит «Вид». Теперь можно создавать свои списки состояний и использовать их.
Вид и состояние
Создание нового вида доступно в разделе «Продажи» - «Виды и состояния заказов покупателей».
По кнопке «Создать» задать имя вида, сформировать список состояний и выбрать цвет для каждого из них. Этим цветом заказы с соответствующим состоянием будут выделены в журнале. Состояние «Завершён» обязательно и уже введено.
Новый вид заказа покупателей
Варианты коммерческих предложений в 1С:УНФ
В 1С:Управление нашей фирмой можно сделать несколько вариантов коммерческих предложений. Для этого требуется включить соответствующую опцию в разделе «Настройки» - «Ещё больше возможностей» - «CRM».
Опция «Несколько вариантов коммерческих предложений»
В заказе покупателя появилась панель, где можно добавить новые варианты КП или переключаться между имеющимися. В каждом варианте формируется свой список товаров и услуг.
Несколько вариантов КП
В меню «Печать» доступна печатная форма «Коммерческие предложения», в которой выводятся все созданные варианты.
Печатная форма КП в двух вариантах
Когда клиент определился с вариантом, нужно сделать его основным. Для этого открыть вариант и на панели вариантов нажать правой кнопкой – «Сделать основным». Так же через меню «Действие» - «Сделать основным». Только после этого можно создавать расходную накладную.
Выбрать основной вариант
Калькуляция заказов в 1С:УНФ
В заказе покупателя есть возможность рассчитать сумму со всеми дополнительными услугами и позициями и посмотреть предварительную себестоимость и валовую прибыль. Такая функция доступна по кнопке «+ Калькуляция».
Калькуляция на форме заказа покупателя
Открывается окно для выполнения калькуляции.
Окно калькуляции
Работать можно с отображением себестоимости и без, переключается это кнопкой «Отображать себестоимость». Если себестоимость включена, то ее можно рассчитать несколькими способами – по цене последней закупки, по ценам выбранного поставщика или по виду цен из базы.
Себестоимость в калькуляции
В калькуляцию можно включать дополнительные расходы и услуги, которые влияют на себестоимость, например доставку, сборку, зарплату работников и т.д. Если расходы в каждом заказе индивидуальные, то можно добавлять их кнопками «Добавить расход», «Добавить номенклатуру». Если же расходы постоянные, лучше настроить шаблон калькуляций по кнопке «Добавить шаблон», где можно указать списком постоянные расходы и материалы и добавлять сразу их все в калькуляцию.
Добавить запасы и расходы в калькуляцию
Себестоимость товаров, состоящих из других полуфабрикатов, рассчитывается по спецификации. Можно изменить спецификацию из калькуляции и эти изменения будут сохранены с привязкой к конкретному заказу.
Изменения в спецификации
Калькуляция выполняется для каждого варианта коммерческого предложения, который выбирается в окне калькуляции.
Калькуляцию можно смотреть как в целом по заказу, так и по каждой номенклатуре, состоящей из полуфабрикатов и материалов.
Варианты и состав калькуляции
Доставка заказов и маршрутные листы в 1С:УНФ
Данные для доставки заполняются на соответствующей вкладке. Здесь заполняются основные и дополнительные реквизиты для служб доставки и курьеров. Если доставка платная, нужно заполнить ее стоимость – она будет отражаться в печатной форме счета на оплату отдельной строкой. Курьера можно назначить сразу или при формировании маршрутного листа. В расходной накладной на основании заказа так же заполнится вкладка «Доставка».
Данные доставки
Реквизит «Служба доставки» - это справочник, где уже есть один элемент «Доставка собственными силами» - подходит для доставки курьером или отправка по почте. Можно добавлять новые службы, например для доставки в пункт выдачи или стороннюю службу доставки курьерами и указывать условия по стоимости и себестоимости доставки. Тогда эти данные будут попадать автоматически в заказ. Например, установить бесплатную доставку от 100000 рублей, а иначе цена 1000 руб.
Служба доставки
Если доставок много, то удобно формировать маршрутные листы для курьеров и водителей. Сначала нужно их включить в разделе «Настройки» - «Ещё больше возможностей» - «Продажи» - флаг «Маршрутные листы».
Включить маршрутные листы
В разделе продажи появится документ «Маршрутный лист». При создании нужно сразу настроить состояние отгруженных заказов, которое будет установлено после проведения маршрутного листа.
Настроить состояние отгруженных заказов
В маршрутном листе настраиваются фильтры, по которым автоматически заполнится список заказов.
Фильтры в маршрутном листе
Если не был назначен курьер, то отметить нужные доставки флажком – выбрать в шапке документа курьера и провести маршрутный лист. В выделенных заказах заполнится реквизит «Курьер». После проведения можно сформировать расходные накладные сразу по всему маршрутному листу через меню «Сформировать документы отгрузки». Созданные накладные заполнятся в соответствующей колонке. Теперь можно распечатать все документы и маршрутный лист, где отображена вся информация для курьера.
Чтобы понимать в программе, какие доставки сделаны – в маршрутном листе нажать «Отчитаться о доставке» и перевести документ в состояние «Доставлен».
Сборка заказов в 1С:УНФ
В программе есть возможность включить режим сборки заказов. Он удобен, например, если много позиций, чтобы ничего не забыть.
Сначала нужно включить соответствующую опцию в разделе «настройки» - «Ещё больше возможностей» - «Продажи» - «Сборка заказов покупателей».
Опция «Сборка заказов покупателей»
В заказе покупателя появился значок «Режим сборки заказа». При включении в табличной части товаров появляется две колонки – «Собрано», куда вносится количество товара, которое уже собрали и подготовили к отгрузке, и «Расхождение», где видно сколько еще товара нужно собрать. В данном режиме отображаются только строчки с расхождением, собранный полностью товар скрывается.
Режим сборки в заказе покупателя
Если отключить режим (отжать кнопку «Режим сборки заказов»), колонка «Собрано» остается и теперь видно весь товар.
Резервирование товаров в 1С:УНФ
В 1С:Управление нашей фирмой можно резервировать товары под конкретный заказ. Сначала нужно включить опцию «Резервирование запасов» в разделе «Настройки» - «Ещё больше возможностей» - «Склад».
Опция Резервирование запасов
В заказе покупателя появилась колонка «В резерв» в таблице товаров. Колонка резерва заполняется вручную по каждой строке или с помощью кнопки «Заполнить» сразу во всех строках. После проведения документа данный товар уходит со свободных остатков и при отгрузке нужно будет списывать его именно из резерва.
Резервы в заказе покупателя
В отчете «Остатки товаров на складах» зарезервированное количество отображается в отдельной колонке.
Резервы в отчете остатков
Отгрузка и оплата по заказам в 1С:УНФ
Отгрузка
Когда все товары собраны и подготовлены для передачи клиенту, нужно сформировать документы для отгрузки – расходные накладные, которые спишут товар с остатков в программе. При создании документов сразу происходит проверка остатков на складе и в резерве по каждому товару. Если остатков не хватает, программа выдаст соответствующее сообщение по конкретным позициям, сколько не хватает. Расходные накладные можно делать несколькими способами:
-
Сразу из заказа покупателя нажать кнопку «Создать на основании» - «Расходная накладная». Удобно при небольшом количестве документов - сразу же сделать отгрузку и распечатать документы или отправить по ЭДО.
Расходная накладная из заказа
-
Воспользоваться журналом расходных накладных, где на вкладке «Заказы покупателей (к отгрузке)» можно выделить сразу несколько документов и нажать кнопку «Оформить расходную накладную». В данном способе есть нюанс, что по нескольким заказам одного клиента (если они без доставки) формируется одна накладная, включающая все товары. Если же оформлена доставка, то сформируются отдельные накладные по каждому заказу.
Расходные накладные из журнала
-
По заказам на доставку можно формировать документы из документа «Маршрутный лист» - ранее в статье уже разобрано как это делать.
Оплата
Поступление денег так же можно делать сразу из заказа клиента – «Создать на основании» - «Поступление на счет» или «Поступление в кассу». Это удобно при наличных расчетах, если деньги принимает продавец/менеджер.
Если же расчет был по банку или деньги принимает кассир, то удобнее работать из журнала «Банк и касса» в разделе «Деньги». В журнале можно загрузить платежи из банка и указать в них конкретный заказ. Если поступление денег вводится вручную, то заказ указывается сразу.
Оплата заказа
Контроль отгрузки и оплаты
Для отслеживания движений по заказу удобно пользоваться журналом заказов и отчетом «Отгрузка и оплата по заказам».
В журнале схематично отражено состояние оплаты и отгрузки.
Отгрузка и оплата в журнале заказов
В отчете уже полная информация с количеством, сколько единиц отгружено, заказано, какая сумма оплачена и т.д. Отчет находится в разделе «Продажи» - «Отчеты».
Отчет отгрузка и оплата по заказам
Оплату так же можно посмотреть в каждом заказе на вкладке «Оплата (вручную)» в режиме «Отчет».
Оплата в заказе клиента
На этой же вкладке в режиме редактирования вносится документ поступления денег и сумма, которые нужно зачесть в качестве предоплаты.
В статье рассмотрены возможности документа «Заказ покупателя» в программе 1С:Управление нашей фирмой. Заказы имеют большое количество функций, таких как резервирование товаров, создание нескольких вариантов коммерческих предложений, расчёт себестоимости с учётом дополнительных расходов, печать счетов на оплату и договоров с клиентами и многое другое. Программа поддерживает формирование документов для отгрузки, а также мониторинг состояния оплаты и отгрузки. Всё это помогает автоматизировать управление продажами, улучшить контроль над заказами и оптимизировать работу с клиентами.
