1C:Документооборот

В разделе внутреннего документооборота программы «1С:Документооборот» можно хранить и просматривать:

• Служебные записки.
• Организационно-распорядительную документацию.
• Сопровождающие и технические документы по проектам.

Вся внутренняя документация хранится в журнале и может отображаться сплошным списком. Для лучшего ориентирования в массивных файловых перечнях можно пользоваться рубрикатором, в котором документы сгруппированы по таким признакам, как виды, контрагенты, проекты, категории.

В «1C:Документооборот» реализованы различные механизмы поиска – полнотекстовый с произвольным введением фрагментов искомого текста, по реквизитам, спискам при помощи отбора или штриховым кодам. Предусмотрена поддержка печати штрихкодов сразу в документе либо на чистом листе. Также возможна печать штриховых кодов на наклейках стандартизированных форматов для последующего приклеивания на бумажные формы. Это упрощает учет и значительно сокращает время на поиск нужной документации при любых объемах архивов.

В версии решения для автоматизации документооборота «1С» 8.3 поддерживаются электронные цифровые подписи. С помощью ЭЦП можно подписывать:

• Карточки документов.
• Вложенные файлы.
• Подтверждать согласования.
• Заверять резолюции.
• Утверждать приказы и инструкции.

В редакции программного обеспечения для документооборота «1С» 3.0 содержатся инструменты, которые позволяют выполнять следующие операции с договорной документацией:

• Согласовывать договоры.
• Контролировать суммы, оговоренные контрактами.
• Фиксировать прохождение дополнительных сопроводительных документов.
• Отслеживать жизненный цикл договоров.
• Принимать и обрабатывать сканированные копии подписанных и заверенных печатью оригинальных документов.

ECM-система поддерживает многопользовательский режим работы. Сотрудники работают в общей среде и могут в зависимости от обязанностей и прав доступа осуществлять различные манипуляции с файлами:

• Создавать и сохранять новые.
• Открывать, просматривать и редактировать ранее созданные.
• Выполнять привязку к тем или иным документам.
• Полностью управлять жизненным циклом.

Программа «1С:Документооборот» имеет встроенный почтовый клиент. Помимо стандартных функций приема и отправки корреспонденции, почта располагает десятками дополнительных инструментов. Они облегчают процессы взаимодействия с электронными письмами, а также обеспечивают безопасность и конфиденциальность деловой переписки.

В соответствии с процессным подходом, реализованным в «1C:ДО», работа по повышению эффективности и исполнительности персонала выстраивается вокруг бизнес-процессов. В рамках таких процессов формируется 6 групп задач:

• Рассмотрение – руководитель ставит резолюцию.
• Исполнение – документация поступает на выполнение уполномоченным, ответственным и контролирующим лицам.
• Согласование – в документы вносятся корректировки.
• Утверждение – документация утверждается ответственным лицом.
• Регистрация – утвержденные документы получают регистрационные номера.
• Ознакомление – документация становится доступной для просмотра всем заинтересованным сотрудникам.

В разделе управления проектами массив документов, обрабатываемых в «1С:ДО», разбивается на отдельные проекты с закрепленными за ними командами сотрудников. Это позволяет облегчить администрирование, выполнение задач и решение организационных вопросов рабочими группами. Автоматизация процессов происходит на всех этапах реализации проектов от планирования до достижения конечных целей.

В версии программы для документооборота «1С» 8.3 реализован специальный раздел, с помощью которого работники имеют возможность фиксировать выполняемые в течение рабочего дня задачи. Данные о затраченном рабочем времени прикрепляются к определенным документам, процессам, проектам, на которых были заняты сотрудники. Это позволяет провести объективную оценку эффективности использования рабочего времени, определить соотношение временных затрат на подготовку документов на различных этапах от рассмотрения до регистрации.

В редакции системы для автоматизации документооборота «1С» 3.0 есть раздел, в котором можно фиксировать отсутствие сотрудника на рабочем месте. Это позволяет своевременно найти подходящую замену среди других работников, квалификация которых позволяет взять на себя выполнение обязанностей временно отсутствующих, и тем самым не допустить сбоев и простоев в работе.

В ECM-системе есть встроенный функционал для контроллинга с помощью специализированных отчетов исполнительской дисциплины по следующим направлениям:

• Сроки и полнота объемов исполненных задач.
• Автоматизированный учет рабочего времени по выполняемым работам.
• Аналитика временных затрат по каждому работнику, подразделениям в целом и проектам.

Решение «1С:Документооборот» содержит набор необходимых шаблонов для формирования печатных документов. В частности, доступны такие группы полностью соответствующих российским стандартам делопроизводства формы для последующей печати:

• Общие для сопровождения основных видов деятельности.
• Бухгалтерские, отражающие финансовые и хозяйственные операции.
• Кадровые для работы с документами при проведении учета персонала.
• Конфиденциальные, которые формируются, отражаются в учете и хранятся по особым регламентированным правилами.

В «1С:Документооборот» предоставлен обширный набор инструментов для учета встреч, совещаний, заседаний, собраний и других деловых мероприятий. Есть возможность отражать планы и графики событий, постановку задач, принятые решения. По мере реализации каждого из этапов можно проводить контроль. Если в ходе каких-либо состоявшихся мероприятий не в полной мере были приняты решения по поднятым вопросам, этот факт зафиксируется в программе и отразится на следующем событии. Такая методика позволяет объективно оценить результативность мероприятий и повысить дисциплину по части исполнения поставленных целей и задач.

В специализированном разделе «1C:Документооборот» можно бронировать переговорные площадки с учетом той или иной организации и графиков событий. Сотрудники могут быстро находить помещение, в котором запланировано проведение мероприятий, поблизости от рабочих мест. Для наглядности интерактивные планы переговорных комнат и залов заседаний визуализируются в окне программы.

В «1С:ДО» интегрирован форум, предназначенный для оперативного решения рабочих вопросов прямо в окне ECM-системы. В зависимости от того, какой уровень формализации принят в организации, возможен обмен неформальными сообщениями наподобие обычного чата либо деловая переписка. Любые комментарии на форуме прикреплены к определенным процессам, документам и задачам, находящимся на исполнении. Функция особенно полезна в ситуациях, когда необходимо наладить общение между опытными сотрудниками и новичками, оставаясь при этом на рабочих местах в инфосистеме.

В версии решения для автоматизации документооборота «1С» 8.3 предусмотрен механизм настройки политики и прав доступа для отдельных работников у групп. Инструмент позволяет определять, кто из сотрудников и на каком этапе может открывать ту или иную папку, просматривать документы, редактировать их, ставить резолюции и подписи.

Для редакции программы документооборота «1С» 3.0 разработан бесплатный мобильный клиент, который не привязан к рабочему месту, работает с помощью браузера и может быть установлен на любые планшеты и смартфоны. В приложении можно выполнять следующие действия:

• Просматривать задачи с прикрепленными к ним файлами и историей выполнения.
• Смотреть рабочий календарь, создавать события и получать приглашения и уведомления о приближающихся мероприятиях.
• Инициировать создание новых задач и подзадач.