Внедрение 1С

После принятия решения о покупке программы 1С (в большинстве случаев это главбух уговорил директора выделить деньги), возникает вопрос как это сделать? Хорошо если в организации есть грамотный технический специалист, разбирающийся в таких задачах, как выбор конфигурации, выбор места хранения базы данных, распределение прав доступа, закупка дополнительного оборудования, организация рабочих мест и т.д. Но обычно такого сотрудника нет, поэтому в большинстве случаев организации привлекают сторонних специалистов для установки ПО, обучения сотрудников, сопровождения программы и прочих текущих вопросов, касающихся продуктов 1С.

Очень важный момент – это начальное планирование системы учета организации. Основой этой задачи является подробное описание документооборота, как внутреннего (например, первичные документы) так и внешнего (финансовая отчетность и пр.). Хорошо, если график документооборота существовал ранее, но зачастую фирмы пренебрегают этим, и поэтому специалисту по внедрению приходится самому «добывать» необходимую информацию для полноценной работы системы учета.

После длительного обсуждения всех потребностей заказчика и утверждения плана работ (технического задания) встает вопрос о выборе конфигурации для реализации данной задачи. На рынке программного обеспечения существует множество программ и подсистем 1С практически для любого вида деятельности организаций. В связи с этим у руководителей и бухгалтеров возникает вопрос: «Какую из версий 1С выбрать?».

При выборе 1С конфигурации следует обратить внимание на то, что конфигурации бывают типовыми и отраслевыми. Типовые конфигурации – это продукты 1С, написанные непосредственно программистам компании 1С, при этом в данных конфигурациях разработчики пытаются реализовать общий набор функционала независимо от видов деятельности бизнеса. Это значит, что некоторые специфичные особенности в типовой конфигурации могут отсутствовать, что является еще одной причиной для привлечения специалистов со стороны для доработки программных продуктов.

Отраслевые конфигурации – это программные продукты, разработанные вне компании 1С, т.е. партнерами. В данных ПО 1С используется как платформа и типовая конфигурация, на которых и выстраивается решение для конкретного направления бизнеса, и, как правило, в отраслевой конфигурации обычно исключаются ненужные функциональные возможности, а сама конфигурация получается менее объемной.

Приведем перечень самых популярных конфигураций: Бухгалтерия, Зарплата и управление персоналом (1С: ЗУП), 1С: Управление торговлей (1С: УТ), Документооборот, CRM Управление взаимоотношениями с клиентами (1С: CRM), ERP Управление предприятием (1С: ERP), Управление нашей фирмой (1С: УНФ), Управление холдингом (1С: CPM), 1С: Консолидация, 1С: Корпорация, 1С: Розница. Также при выборе ПО 1С следует помнить следующее – базовая поставка состоит из платформы, конфигурации и лицензии на 1 рабочее место, новое рабочее место – приобретается дополнительная лицензия, сервер 1С также требует отдельной лицензии.

После выбора конфигурации возникает задача, где хранить информацию. Существуют несколько решений: на сервере, физически находящимся в организации и на облаке (сервер находится за пределами организации). Однозначно облачные службы лучше подходят для работы, чем локальная база. В прошлом почти все фирмы использовали локальные версии, но потом по мере развития облачных сервисов, и возможностям, что они предоставляют, многие предпочитают именно их. Одним из преимуществ облачного метода хранения информации, является то, что современные базы 1С не нужно обновлять, они в автоматическом режиме обновляются до последней версии каждый день. А локальные базы нужно обновлять вручную.

Также следует учитывать, что с технологической точки зрения серверы могут иметь разную разрядность 32 и 64 бита, рекомендуется использовать 64-битную версию серверного программного обеспечения 1С. Это объясняется тем, что в будущем ограничение в 4Гб оперативной памяти, которое существует в случае приобретения 32-битной версии, просто физически будет не подходить для появляющихся программных продуктов.

Для разных сотрудников необходимо гибко настроить доступ к возможностям программы, разным документам и корпоративной информации. Например, суммы зарплаты будут только у той части бухгалтерии, которая ее считает. Товаровед не будет иметь доступ к обширному меню и будет видеть только те функции, которые нужны ему в работе и т.д.

Следующим шагом внедрения системы является установка программных продуктов 1С, что возможно, является самым простым этапом для исполнителей (при условии, что были выполнены все требования по оборудованию). В зависимости от задач автоматизации может возникнуть необходимость в дополнительном программном обеспечении, например, в компании требуется возможность осуществления телефонных звонков непосредственно из 1С или существует необходимость в подключении весов.

Отдельным этапом внедрения 1С следует отметить обучение персонала, что зачастую является наисложнейшим участком выполнения задачи, поскольку как показывает практика, проще бухгалтеру сказать «программа не работает» и обратиться к специалисту, чем разбираться в проблеме самостоятельно.

Под конец подсчитаем все затраты, которые будут в случае принятия решения о внедрении программных продуктов 1С:

• конфигурация 1С;
• лицензии на рабочие места пользователей;
• серверное программное обеспечение;
• серверное оборудование;
• расходы на дополнительные программные модули и сервисы (зависит от Ваших потребностей и целей автоматизации).

Дополнительно рекомендуется быть готовыми оплатить стоимость работы квалифицированных специалистов по установке, настройке и доработке программного обеспечения решения конкретных задач заказчика. Если в штате фирмы есть квалифицированные специалисты 1С, которые смогут самостоятельно выполнить установку, настройку и обучение, то эту статью расходов из списка можно вычеркнуть. Таким образом, общая стоимость внедрения состоит из нескольких компонентов, которые важно учитывать. Следует также не забывать про необходимость постоянного обслуживания и обновления программных подсистем и дополнений для их актуальности и корректной работы.